Mejorar la interconexión de los equipos de auditoría y los clientes

Las nuevas herramientas digitales están transformando la forma en que trabajan los auditores y los clientes, con una mayor colaboración y un flujo de trabajo sin fricciones que anuncian un nuevo viaje de auditoría.

El panorama de la tecnología de auditoría ha cambiado más allá de todo reconocimiento en los últimos años. Con el surgimiento de la IA y el aprendizaje automático, las promesas que hacen los proveedores entusiastas se vuelven cada vez más optimistas. Ya sea para aumentar la eficiencia o mejorar la calidad de la auditoría, las herramientas tecnológicas son esenciales para la empresa de auditoría moderna.

"Las técnicas de auditoría asistidas por computadora (CAAT) no son nuevas", dice el líder de auditoría digital de PwC, Marc Bena. "Sin embargo, lo que es diferente ahora es la facilidad con la que las personas pueden extraer y analizar datos y presentarlos durante toda la auditoría financiera en herramientas como [la plataforma de análisis basada en la nube] Alteryx, donde pueden realizar modelos y visualizaciones bastante complejas".

De hecho, muchas empresas están capacitando a toda su fuerza laboral en nuevas herramientas de datos. Bena dice que PwC ha capacitado a 5000 personas en Alteryx para ayudarlos con el análisis y la visualización de datos. "Esa ha sido la tecnología base para todos nuestros auditores financieros, y mi equipo de datos ahora tiene acceso a nuestro lago de datos para realizar las técnicas de auditoría más avanzadas", dice.

En los últimos cinco años, la mayoría de las grandes firmas de auditoría han estado invirtiendo miles de millones en tecnología y capacitación en herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial en todas sus organizaciones, transformando la forma en que operan.

La eficiencia de la tecnología de auditoría ya no es exclusiva de las grandes firmas de auditoría. Empresas de auditoría de todos los tamaños se están embarcando en un viaje similar, incorporando nuevas herramientas en el proceso de auditoría, para garantizar que el proceso de flujo de trabajo de auditoría sea más rápido e inteligente.

James Hadfield, socio y director de auditoría de Menzies, una de las 30 empresas más importantes, dice que la IA en particular está comenzando a tener un impacto en el flujo de trabajo de auditoría: "Ha existido en segundo plano durante mucho tiempo, incluso desde las CAAT. Pero en los últimos cinco años realmente comenzó a tener tracción y ahora todos lo vemos como una parte necesaria de lo que estamos haciendo".

Lograr que los clientes participen es crucial para mejorar la colaboración. Hadfield dice que sus clientes tienden a ser receptivos al cambio de proceso si sus equipos de auditoría lideran configurando ambos lados en el portal, lo que mejora instantáneamente la comprensión y el flujo de trabajo.

Hadfield es un usuario entusiasta de Inflo, una herramienta de flujo de trabajo de auditoría creada por dos excontadores de PwC. "Lo usamos de varias maneras. La primera es el portal del cliente, que nos ayuda a intercambiar datos. Dado que la mayoría de los datos de los clientes están en formato digital, nos permite cargar grandes conjuntos de datos y lo mejor es lo organizado que está. Auditores puede configurar solicitudes para lo que necesita, asignar responsabilidades, establecer fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso del trabajo, lo cual es extremadamente útil".

Y desde COVID-19, Hadfield dice que las herramientas que facilitan una mejor colaboración, como Inflo, han ayudado con el trabajo remoto: "Sin el portal, depende del correo electrónico y Dropbox, donde las cosas pueden perderse o confundirse. Ser organizado es realmente crucial para un auditoría bien entregada".

A medida que los equipos de auditoría de Menzies comienzan a cosechar los beneficios de las eficiencias digitales mejoradas, Hadfield dice que el enfoque se ha desplazado cada vez más hacia la mejora de la calidad. "Los otros módulos de Inflo se basan en datos y análisis, y puede importar conjuntos de datos completos del cliente, por lo que, por ejemplo, podemos importar todo el libro mayor general del año, brindándonos cada transacción individual que se ha publicado.

"Y a partir de eso, mediante el uso de parámetros de riesgo definidos en el software, podemos llegar a las entradas de diario individuales que queremos ver", explica. "Puede haber un error o un fraude, y mientras que antes teníamos una descarga de Excel o un diario impreso masivo, tratar de disparar como un francotirador no es lo mismo que interrogar cada transacción. Así que eso es algo importante". que la analítica nos permite hacer".

James Berridge de Saffery Champness está de acuerdo en que las herramientas de flujo de trabajo están teniendo un gran impacto en la forma en que su firma brinda sus servicios de auditoría. Las empresas comenzaron a utilizar Inflo en el otoño del año pasado.

En el ámbito de la auditoría, una de las cosas que Berridge dice que desea evaluar se centra en cómo se pueden vincular sus sistemas internos desde el punto de vista de la calidad y la eficiencia de los datos. Una vez que están vinculados, dice que se vuelve mucho más fácil unir todo. En ese momento, dice, los auditores pueden decir: "Estamos obteniendo mucha información de nuestro libro mayor de Inflo, así que incorporémosla y vinculémosla con nuestro sistema de gestión de prácticas".

Berridge agrega: "Eso nos permitirá identificar la identificación del cliente y cómo se relaciona con esta información del libro mayor general de este período. Podemos comenzar a impulsar a través de Power BI y comenzar a visualizar los datos del cliente, y eso nos permite para extraer los matices que queremos, en lugar de la información que Inflo cree que es relevante para los auditores".

Entonces, dice, la clave es reducir la sobrecarga de datos, y el agotamiento del auditor, que es un gran punto de venta de quizás la herramienta de auditoría dirigida por IA más utilizada, DataSnipper. Desarrollada como una plataforma de auditoría inteligente alojada en Excel, ya ha sido adoptada por las cuatro grandes empresas y empresas más pequeñas por igual.

Berridge dice que la capacidad de DataSnipper para extraer datos de un PDF, por ejemplo, puede ser útil cuando el cliente envía datos en un formato menos que ideal.

"Pero también tiene una función automatizada de coincidencia de documentos. Entonces, si sabe lo que está buscando cuando realiza pruebas de gastos, como el número de factura, el monto, la fecha y, con suerte, en la gran pila de facturas allí se encuentra el correcto: DataSnipper lo encontrará y lo informará por usted; y lo resaltará en el documento donde estaba.

Al acelerar la documentación del proceso, Berridge dice que los clientes se involucran y pueden colaborar de manera mucho más efectiva. "Ahora, en lugar de buscar entre 100 documentos con nombres terribles, puede decir: 'Este es mi punto de datos, estos son los archivos, quiero relacionarlos con extractos bancarios', y también lo comparará con eso. Si hace clic en las celdas, porque le muestra el documento correcto y la parte correcta, eso es efectivamente cuando comienza su trabajo. Todo está predocumentado y básicamente está verificando lo que se encontró para usted. Es un gran ahorro de tiempo y realmente útil para el flujo de trabajo".

De hecho, uno de los mayores desafíos para los auditores es extraer datos de los sistemas de los clientes. "Eso es difícil porque cada sistema es diferente y cada cliente lo tiene configurado de diferentes maneras", dice Hadfield de Menzies.

Sin embargo, a medida que evolucionan los análisis y otro software, también lo hace el software de los clientes. "Llegaremos a un punto en el que será un proceso más fluido. Para mí, ese será el momento decisivo porque el desafío de obtener información de datos de los clientes desaparecerá y todo estará ahí para usted en el clic de un botón".

A medida que la colaboración mejore y los flujos de trabajo se vuelvan más fluidos, la capacidad de aplicar el escepticismo también saldrá a la luz, dice Tom Allison, director asociado de Buzzacott. Dice que el impacto de herramientas como E-circu, una plataforma construida en Francia para confirmaciones de clientes y proveedores y confirmaciones bancarias, eliminará la interferencia humana antes de que los datos lleguen al equipo de auditoría y permitirá más tiempo para un juicio holístico.

"En los viejos tiempos, le escribías al proveedor y te publicaban los documentos relevantes. Ya nadie hace eso debido a la baja tasa de respuesta", dice.

Hoy en día, las herramientas de confirmación bancaria abierta brindan esa capa adicional de seguridad, así como también velocidad y eficiencia, lo que promete ahorrar una cantidad considerable de tiempo en el día de un auditor y eliminar el lado monótono de la auditoría.

Sin embargo, es justo decir que incluso los defensores más entusiastas de la tecnología reconocen que, sin la voluntad humana de experimentar con ellas y usarlas, la mayoría de estas herramientas no funcionarán. Es una pregunta con la que Marc Bena lucha constantemente en PwC: "Creo que hay una clara sensación de que a nosotros y al resto del mercado no nos faltan herramientas tecnológicas; y al final, no es tan complicado: ¿cómo se obtienen los datos , qué haces con él, ya sea reconciliación, recálculo, etc. Todo esto, en cierto modo, es fácil.

"La parte difícil es el elemento de cambio. Y ahí es donde estamos haciendo el mayor esfuerzo y hemos logrado una transformación masiva al capacitar a todos y cambiar la cultura. Puedo tener todos estos activos en mi laboratorio, pero si nadie los usa, es una pérdida de tiempo y dinero. Y es por eso que capacitamos a [todos], desde los socios hasta los asociados", dice refiriéndose al Laboratorio Digital de PwC y al desarrollo de activos liderado por ciudadanos.

"También es emocionante ser auditor en este entorno porque creo que estamos en medio de un gran cambio cultural".

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